歸檔文件整理

歸檔文件整理是將辦理完畢的公文，有選擇地收集起來，分門別類地整理集中，以備向檔案部門移交的歸檔的工作個人簡歷裝訂方式。國家檔案局2000年12月6日發(fā)布，2001年1月1日起實施中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》，以我國從20世紀50年代開始的立卷制度進行改革，取消案卷，推行文件級整理，山東省檔案局從2002年起在全省推行了這一規(guī)則。

歸檔文件：是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料個人簡歷裝訂方式。

歸檔文件整理，是將文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程個人簡歷裝訂方式。

1、收集文件個人簡歷裝訂方式。收集文件一般按年度進行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的請示與批復，放在復文年整理；沒有復文的，放在請示年整理；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年整理；跨年度的會議放在會議開幕年整理；非訴訟案件放在結(jié)案年整理)。

做好平時收集工作，必須建立健全歸檔制度個人簡歷裝訂方式。歸檔制度的主要內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。

“歸檔范圍”是指一個機關形成的全部文件中哪些應該歸檔，哪些不應該歸檔個人簡歷裝訂方式。凡是本機關工作活動中形成的、辦理完畢的具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。

歸檔時間：是指文書處理部門或業(yè)務部門需要歸檔的文件材料整理完后向檔案室移交的時間個人簡歷裝訂方式。第二年的上半年（6月30日前）。

歸檔質(zhì)量要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用個人簡歷裝訂方式。

歸檔文件的整理是文書處理的最后環(huán)節(jié)，歸檔文件收集齊全、完整也是文書處理的一項基本要求個人簡歷裝訂方式。

平時收集文件時，要收集及時，數(shù)量上齊全完整、質(zhì)量上要準確系統(tǒng)個人簡歷裝訂方式。齊全：就是機關和各內(nèi)部組織機構(gòu)的文件材料都要齊全，各種門類載體的文件材料都要齊全。完整：就是歸檔的文件數(shù)量充分 ，能在時間上反映出本單位完整的工作活動面貌。準確系統(tǒng)：即歸檔的文件材料要遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保管期限，科學分類，較好地反映機關的活動的基本面貌。

從檔案的形成來看，檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來的，文件轉(zhuǎn)化成檔案是通過歸檔來實現(xiàn)的個人簡歷裝訂方式。因此，在檔案室內(nèi)收集文件要保證齊全完整、準確系統(tǒng)。

平時收集，要做好零散文件、“帳外”文件、專門文件（如特殊載體）等的文件的收集個人簡歷裝訂方式。（1）按照收文登記薄收集（2）按發(fā)文登記薄收集，有文件編號的文件和本單位編寫信息、簡報不能缺少底稿，不能重號、漏號。（3）“帳外”文件：如會議記錄、大事記、調(diào)查報告、規(guī)章制度、合同契約、人員花名冊、調(diào)資花名冊、黨員花名冊、黨、團組織介紹信存根，各種統(tǒng)計表、重大事件、重大活動形成的材料等。（4）加強對電子文件的收集。電子文件的收集范圍應當是反映單位主要職能活動，包括文書和業(yè)務工作在內(nèi)的電子文件，以及相關的支持軟件和數(shù)據(jù)等。（5）收集本單位工作活動中形成的業(yè)務、聲像、基建、設備、實物等檔案材料。

2、確定文件的歸檔和不歸檔個人簡歷裝訂方式。按照本單位制定的《文件材料歸檔與不歸檔范圍》，把該歸檔文件保存起來，把不該歸檔的文件剔出。各機關團體按照國家檔案局8號令要求，機關文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍大體四個方面。

歸檔范圍：

第一，反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料個人簡歷裝訂方式。

第二，機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料個人簡歷裝訂方式。

第三，本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料，下級機關報送的重要文件材料個人簡歷裝訂方式。

第四，其他對本機關工作具有查考利用價值的文件材料個人簡歷裝訂方式。

不歸檔范圍：

第一，上級機關普發(fā)性不需要本機關辦理的文件材料，任免、獎懲、非本機關工作人員有文件材料，供工作參考的抄件等個人簡歷裝訂方式。

第二，本機關的重份文件、事務性、臨時性文件等個人簡歷裝訂方式。

第三，同級機關不需貫徹執(zhí)行，不需辦理的抄送文件材料個人簡歷裝訂方式。

第四，下級機關供參閱的簡報、情況反映、抄報或越級抄報的文件材料個人簡歷裝訂方式。

3、件的確定個人簡歷裝訂方式。歸檔文件：即立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。“辦理完畢”是指文件相應的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。

“件”即歸檔文件的整理單位，整理單位應為“自然件”，即單份文件，以每份文件為一件個人簡歷裝訂方式。但有些文件關聯(lián)性強，利用時經(jīng)常需要相互查證，實體不宜分散。《規(guī)則》允許將這些文件兩份或多份作為一件，作為整理的基本單位。

第一，文件正文與定稿一般應為一件個人簡歷裝訂方式。

第二，正文與附件一般為一件個人簡歷裝訂方式。

第三，正文與文件處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙、領導批示的簽批條等，應與文件作為一件個人簡歷裝訂方式。

第四，原件與復制件（包括復印件以及抄件等）應作為一件個人簡歷裝訂方式。

第五，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文應作為一件個人簡歷裝訂方式。

第六，報表、名冊、圖冊等，應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件個人簡歷裝訂方式。

第七，來文與復文或去文與復文可為一件個人簡歷裝訂方式。

4、文件裝訂個人簡歷裝訂方式。

為了保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，在裝訂前必須對不符合要求的歸檔材料進行修整個人簡歷裝訂方式。

第一，修裱破損文件個人簡歷裝訂方式。

第二，復制字跡模糊或易退變的文件個人簡歷裝訂方式。

第三，超大紙長折疊個人簡歷裝訂方式。

第四，去除易腐性金屬物個人簡歷裝訂方式。

4.文件裝訂，即采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起，它是歸檔文件整理的基礎環(huán)節(jié)，也是為后續(xù)工作的開展提供條件個人簡歷裝訂方式。

一般順序為：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來文在后個人簡歷裝訂方式。中文本在前，外文本在后；漢本在前，少數(shù)民族文本在后。文件處理單放在正文前底稿后，在文件的正中或偏右加蓋歸檔章，以更好的保護正本的原始面貌。

裝訂采用左側(cè)裝訂，應將左、下側(cè)對齊個人簡歷裝訂方式。

裝訂方法個人簡歷裝訂方式。使用縫紉機裝訂。?cè)滓痪€裝訂。

5、分類個人簡歷裝訂方式。歸檔文件的分類，是指在全宗內(nèi)將歸檔文件按照一定的方法分成若干層次和類別，以構(gòu)成有機體系的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。

分類方法個人簡歷裝訂方式。《規(guī)則》選擇年度、組織機構(gòu)（問題）和保管期限作為通用的分類方法。

年度分類法個人簡歷裝訂方式。就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。年度分類法是運用的最廣泛的分類方法。歸檔文件按年度特征分類，可以反映一個機關單位每年工作的特點和逐年發(fā)展變化的情況，并且同現(xiàn)行機關以年度為單位將文件整理歸檔的制度相吻合。

運用年度分類法時，正確地判定文件的日期并歸入相應年度，是決定分類質(zhì)量的關鍵個人簡歷裝訂方式。

第一，文件有多個時間特征個人簡歷裝訂方式。一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分年度時，一般應以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準，判定文件所屬年度。

第二，跨年度形成的文件個人簡歷裝訂方式。機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等，可能會跨年度形成文件，這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時也都歸入辦結(jié)年度。上年度的請示，下年度的批復，請示應連同辦理過程中形成的其他文件歸入批復的年度。

第三，幾份文件作為一件時，“件”的日期個人簡歷裝訂方式。應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。

第四，文件沒有標注日期個人簡歷裝訂方式。常見于內(nèi)部文件，需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類。

第五，有專門年度的分類方法個人簡歷裝訂方式。?cè)缃虒W年度，形成的文件應按教學年度分類，其他文件仍按一般年度分類。?cè)?995年與1995-1996學年歸入同一類。

機構(gòu)（問題）分類法個人簡歷裝訂方式。機構(gòu)分類法和問題分類法。

機構(gòu)分類法個人簡歷裝訂方式。就是根據(jù)機關內(nèi)部設置第一層機構(gòu)（處、室）對歸檔文件進行分類，哪個機構(gòu)形成、閱辦的文件就歸到哪個處室。采用機構(gòu)分類法，能最好地保持全宗內(nèi)文件在來源的方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。按機構(gòu)分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件。

鑒于機構(gòu)分類法的上述優(yōu)點，一般建議凡能按機構(gòu)分類的單位，就應采用機構(gòu)分類法個人簡歷裝訂方式。采用機構(gòu)分類法時，一般來說，有一個機構(gòu)就設置一個類，機構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照本機關機構(gòu)序列表的規(guī)定或習慣上的順序來排列。機關單位內(nèi)設置的臨時機構(gòu)，應和其他機構(gòu)一樣設類，形成的歸檔文件歸入該類保存。

問題分類法個人簡歷裝訂方式。就是按照文件內(nèi)容所涉及的問題對歸檔文件進行分類。采用問題分類法，可以避免或減少同類文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案。由于設類可以不受內(nèi)部機構(gòu)的限制，機關的中心任務和主要活動可以單獨設類，能夠比較突出地反映一個機關職能活動的主要面貌。

使用問題分類法的立檔單位，大多參照本單位內(nèi)部機構(gòu)的職能性質(zhì)來設置類別；將黨委、工會、共青團等機構(gòu)形成的歸檔文件劃為“黨群類”，業(yè)務部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務類”，行政后勤部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等等個人簡歷裝訂方式。

保管期限分類法個人簡歷裝訂方式。就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。按保管期限分類是將檔案劃分為永久、定期（30年、10年）。

在機關檔案室的實際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，較多的是將幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復式分類法個人簡歷裝訂方式。其中，年度、保管期限是必選項，任何復式分類法都必須分年度、保管期限。

我們現(xiàn)在通常用的分類方法為：年度—機構(gòu)（問題）--保管期限分類法個人簡歷裝訂方式。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下再按機構(gòu)（問題）分類，不同保管期限的檔案集中排列，便于實體的查閱。

分類方法與分類方案互為因果，相互制約個人簡歷裝訂方式。在選定分類方法的基礎上，聯(lián)系機關實際情況編制出分類方案。分類方案就是在確定的分類方法的基礎上，標列各級類目名稱，固定全宗內(nèi)分類體系的分類綱要。?cè)魏我粋€單位都必須制定切實可行的分類方案，并且盡量保持其相對穩(wěn)定。

分類方案是進行分類工作的依據(jù)，一般分到三級類目，類目序號應是最低一級類目的序號個人簡歷裝訂方式。分類方案要科學實用，編制分類方案前，應做好調(diào)查研究工作，要了解立檔單位的工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、業(yè)務分工等。